Gdy klientom zaczęło się wydawać, że to ja jestem ich prywatnym skarbcem
Pamiętam, jak pewnego dnia, podczas kolejnej rozmowy z właścicielem małej firmy z Olsztyna, usłyszałem: „No dobrze, ale co z tymi danymi, które mam na dysku? Przecież to mój skarb!” W tym momencie dotarło do mnie, jak dużą rolę odgrywa w ich codziennym funkcjonowaniu kwestia ochrony danych, choć często nie rozumieją, co dokładnie się za tym kryje. RODO – ten skrót, który dla nich brzmiał jak zagadkowa tajemnica, stał się nieodłącznym elementem ich działalności. I choć na początku wydawało się, że to tylko formalność, szybko przekonałem się, że w praktyce jest to temat, który może wywołać nie lada zamieszanie.
Współczuję, bo wiem, jak trudno jest małym firmom zorientować się w meandrach przepisów, nie mając na to ani czasu, ani specjalistycznej wiedzy. Niestety, często kończyło się to na tym, że ludzie po prostu wyłączali myślenie i zaczynali gromadzić dane, jakby to był ich własny skarbiec. A potem pojawiały się pytania: „Czy zgoda na przetwarzanie to musi być na piśmie? A co, jeśli ktoś się nie zgodzi, a my i tak musimy mu wysłać ofertę?” – i tak dalej. Te pytania budziły we mnie nie tylko frustrację, ale i poczucie, że coś w tym wszystkim jest nie tak. No bo jak mała firma, z ograniczonym budżetem i jeszcze ograniczonym czasem, ma zbudować „budynek” zgodności, który nie będzie się walił przy pierwszym mocniejszym wietrze?
Nietypowe historie – od przechowywania danych po zgody, które zniknęły
Chciałem podzielić się z wami kilkoma historiami z mojego własnego podwórka. Pierwsza – klient z branży gastronomicznej, który miał ogromną bazę danych klientów. Problem polegał na tym, że przechowywał wszystko na jednym, niezaszyfrowanym dysku w biurze, a dostęp do niego miał każdy pracownik. Kiedy zapytałem, czy mają politykę bezpieczeństwa, spojrzeli na mnie jak na kosmitę. W końcu okazało się, że nie mają żadnej polityki, a dane były „po prostu”. Rozwiązanie? Nie wymagało wielkich kosztów – wystarczyło wprowadzić podstawowe zasady, zmienić dostęp, podpisać zgody, i już. To, co miało kosztować tysiące złotych, zamknęło się w kilku prostych krokach.
Druga historia – sklep internetowy, który miał problem z niejasnymi zgodami na newsletter. Klienci często wyrażało zgodę, klikając „potwierdzam”, ale w trakcie pandemii, gdy zaszła konieczność wycofania zgód, pojawił się chaos. Część klientów zniknęła z listy, a część wyrażała sprzeczne opinie. Co ciekawe, niektóre firmy próbowały rozwiązać to przez wysyłanie maili z prośbą o potwierdzenie, albo – co gorsza – automatyczne wyłączanie użytkowników, którzy nie odpisali w ciągu 24 godzin. I tak zamiast chronić dane, zrobili sobie niezły bałagan. W końcu udało się to ogarnąć, ale kosztowało to więcej nerwów i czasu, niż się spodziewałem.
Trzecia historia – mała firma, która wpadła na nietypowy pomysł, by „zabezpieczyć” dane klientów poprzez fizyczne zamknięcie ich w sejfie. Pomysł może śmieszny, ale działał! Zamiast inwestować w drogie rozwiązania IT, właściciel postawił na nietypowe, ale skuteczne zabezpieczenia – i choć to nie jest standard, to pokazuje, że czasem proste, niestandardowe rozwiązania są tym, co działa najlepiej.
Zmiany cen, czyli ile tak naprawdę kosztuje zgodność z RODO?
Przez ostatnie pięć lat obserwowałem, jak rynek usług związanych z RODO się zmieniał. W 2018 roku, kiedy przepisy weszły w życie, pakiety obsługi w firmach konsultingowych kosztowały od kilku tysięcy do nawet kilkunastu tysięcy złotych, w zależności od skali działalności. Firmy oferowały „pełen pakiet” – audyt, polityki, szkolenia, narzędzia do zarządzania zgodnością. W ciągu kolejnych lat ceny zaczęły się stabilizować, a na rynku pojawiły się tańsze rozwiązania, często oparte na subskrypcjach, czy nawet darmowe narzędzia.
Co ciekawe, od 2020 roku, kiedy branża zaczęła się coraz bardziej rozwijać, pojawiły się specjalistyczne rozwiązania dla małych firm – od prostych generatorów polityk, przez narzędzia do zarządzania zgodami, po platformy do szyfrowania danych. Ceny tych usług oscylują od kilkuset do kilku tysięcy złotych rocznie. I co najważniejsze – wciąż można znaleźć rozwiązania, które nie zrujnują budżetu, jeśli podejdziemy do tego z głową. Nie trzeba od razu wykupywać najdroższych pakietów – wystarczy dobra wiedza i wybór odpowiednich narzędzi.
Specyfika małych firm – od czego różnimy się od wielkich korporacji?
Małe firmy często myślą, że RODO to coś, co dotyczy tylko wielkiego świata – banków, korporacji i dużych instytucji. Nic bardziej mylnego. W rzeczywistości, dla nich, te przepisy mogą być jeszcze bardziej dotkliwe, bo nie mają tak rozbudowanych działów IT, ani specjalistów od prawnej obsługi danych. Ich główny problem to brak czasu i środków na pełną implementację – co czyni z nich łakomych kąsek dla „doradców” i „ekspertów”.
W praktyce, małe firmy muszą zrobić to, co wielkie – zabezpieczyć dane klientów, wprowadzić politykę bezpieczeństwa, wyrazić zgody i zagwarantować prawo do zapomnienia – ale na znacznie mniejszym budżecie. Dlatego często korzystają z gotowych rozwiązań, które można wdrożyć szybko i nie obciążają tak bardzo portfela. A najważniejsze, że w tym wszystkim trzeba zachować zdrowy rozsądek – bo nie wszystko, co tanie, jest złe, a przepisy można wdrożyć w prosty sposób, nie rujnując firmy.
Postęp i nowe technologie – czy RODO stało się bardziej przyjazne?
Na przestrzeni ostatnich lat w branży pojawiły się technologie, które znacznie ułatwiają życie małym firmom. Automatyczne systemy do zarządzania zgodami, szyfrowanie danych w chmurze, a także platformy do bezpieczeństwa, które można dostosować do potrzeb. Wzrosła też świadomość – nie tylko wśród przedsiębiorców, ale i klientów. Coraz więcej osób rozumie, że ich dane to nie jest coś, co można bezkarnie wykorzystywać. To wszystko sprawiło, że RODO przestało być tylko „papierową formalnością” i zaczęło funkcjonować jako narzędzie do ochrony, a nie przeszkoda.
Warto też zauważyć, że pojawiły się nowe trendy, takie jak outsourcing usług RODO – firmy zlecają całą obsługę specjalistom, co okazuje się często tańsze i bardziej skuteczne. Nie chodzi już tylko o spełnienie minimalnych wymagań, ale o budowę bezpiecznego, świadomego i transparentnego biznesu. A to wszystko sprawia, że małe firmy mogą działać bez obaw, mając pewność, że ich dane są pod dobrą opieką.
W końcu, czy twoja firma jest gotowa na przyszłość? Czy naprawdę rozumiesz, co kryje się za tymi wszystkimi zapisami? Czasami wystarczy prosty krok, by odwrócić losy danych i zbudować coś, co będzie służyło nie tylko zgodności, ale i zaufaniu klientów. Bo przecież, w końcu, dane to nie jest tylko cyfra na ekranie – to jest nasz największy skarb. Zastanów się, czy twoja firma jest na to gotowa, bo w tym wszystkim nie chodzi tylko o compliance, ale o budowanie relacji i zaufania na dłuższą metę.
